Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych posiadaczy kont jest: [OPERATOR — nazwa podmiotu, adres siedziby, NIP/KRS, adres e-mail].

W każdej sprawie dotyczącej Twoich danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem kontakt@domflow.pl.

2. Jakie dane zbieramy

Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane w postaci zahaszowanej), preferowany język, strefa czasowa oraz preferencje formatu daty i waluty.

Dane operacyjne wprowadzane do Usługi: mieszkania i adresy, umowy najmu (czynsz, kaucja, opłaty, daty, dzień płatności), najemcy, płatności (kwoty, daty, metoda, notatki), wydatki, rozliczenia mediów oraz profil organizacji (adres, e-mail kontaktowy, numer telefonu, identyfikator podatkowy).

Dokumenty przesyłane przez Ciebie (na przykład umowy najmu i powiązane pliki) wraz z ich metadanymi.

Dane techniczne: adres IP, pliki cookie sesji i CSRF oraz automatyczny dziennik audytu rejestrujący utworzenie, zmianę i usunięcie zapisów finansowych.

3. Cele i podstawy prawne

Świadczenie Usługi i prowadzenie konta — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Przypomnienia i powiadomienia o płatnościach, wygasających umowach i sprawach podatkowych — nasz prawnie uzasadniony interes oraz interes właścicieli kont (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rozliczenia oraz realizacja obowiązków księgowych i podatkowych — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Bezpieczeństwo konta i dziennik audytu — prawnie uzasadniony interes w ochronie integralności danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Nasza rola: administrator i podmiot przetwarzający

W odniesieniu do danych Twojego konta działamy jako administrator danych.

W odniesieniu do danych najemców i umów, które właściciel lub zarządca wprowadza o osobach trzecich, działamy jako podmiot przetwarzający w imieniu właściciela konta. Właściciele kont odpowiadają za posiadanie podstawy prawnej do wprowadzania takich danych oraz, w razie potrzeby, za poinformowanie swoich najemców. Dla kont płatnych dostępna jest odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych.

5. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Korzystamy z zaufanych dostawców, aby świadczyć Usługę: dostawcy hostingu oraz dostawcy usługi wysyłki wiadomości e-mail. Działają oni jako podprzetwarzający na podstawie umów wymagających odpowiednich zabezpieczeń.

W ramach organizacji dane są widoczne wyłącznie dla uprawnionych użytkowników zgodnie z ich rolą (właściciel, zarządca, najemca). Nie sprzedajemy danych osobowych.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy tak długo, jak długo Twoje konto jest aktywne. Usunięte zapisy przechowujemy jako miękkie usunięcia (soft-delete) oraz wpisy dziennika audytu przez ograniczony czas, aby zachować historię finansową i spełnić obowiązki prawne.

Po zamknięciu konta usuwamy lub anonimizujemy dane osobowe w rozsądnym terminie, z wyjątkiem sytuacji, gdy dłuższe przechowywanie jest wymagane prawem (np. dokumentacja księgowa).

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia i wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.

Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeśli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

8. Bezpieczeństwo danych

Dostęp do danych kontrolowany jest przez uprawnienia oparte na rolach. Dane przesyłane są przez szyfrowane połączenia, hasła przechowywane są w postaci zahaszowanej, a dostęp do kont zablokowanych lub wygasłych jest automatycznie zawieszany.

9. Pliki cookie i sesje

Używamy niezbędnych plików cookie do uwierzytelniania (sesja), bezpieczeństwa (ochrona CSRF) i zapamiętania preferencji językowej. Nie stosujemy reklamowych plików cookie.

10. Przekazywanie danych poza EOG

Dane przechowujemy i przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeśli jakiekolwiek przetwarzanie odbywa się poza EOG, podlega ono odpowiednim zabezpieczeniom wymaganym przez RODO.

11. Zmiany i kontakt

Możemy aktualizować niniejszą Politykę; wersja i data podane są powyżej. W sprawach dotyczących prywatności skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@domflow.pl.